E-mail politik i Curae ApS:

Forord: Der gøres opmærksom på, at alle e-mails der allerede ligger journaliseret i ”private” kundemapper inde i ens private Outlook, IKKE skal slettes eller kræver oprydning.

MEN den nye arbejdsgang effektueres i det nye år og gælder fremadrettet for ALLE medarbejdere i Curae.

1. Alle e-mails, der fremadrettet sendes fra medarbejderen via Curae ApS e-mail-system, bør ikke længere inkludere personfølsomme oplysninger såsom: cpr.nr., helbredsoplysninger, fagforeningsmæssige tilhørsforhold eller foto, medmindre det er i forbindelse med opgaveløsning og sendes via Sikker Mail.

2. Alle private/interne e-mails eller mails der ikke er kunderelateret, der fremadrettet sendes fra medarbejderen via Curae ApS e-mail-system, bør ikke længere inkludere oplysninger af privat karakter der indeholder cpr.nr., helbredsoplysninger, fagforeningsmæssige tilhørsforhold eller foto.

3. Hvis medarbejderen anvender sin arbejdsmail i privat henseende, er det medarbejderens ansvar at slette disse private e-mails fra e-mail-kontoen i forbindelse med ugentlig/månedlig oprydning af indbakken. Husk også at slette e-mails i ”sendt” og ”slettet” mapperne.

4. Det er medarbejderens ansvar at slette e-mails fra e-mail-kontoen i forbindelse med ugentlig/månedlig journalisering af e-mails modtaget i forbindelse med opgaveløsning.

5. Det er medarbejderens ansvar at slette e-mails fra e-mail-kontoen efter, at have journaliseret disse e-mails, inde i xxxx (dokumentstyringsprogram). Det er ikke længere tilladt at journalisere i private kundemapper i Outlook.

6. Gør det til en ugentlig/månedlig rutine og sørg for, at få det gjort.

7. Alle e-mails, der sendes til og fra medarbejderen via Curae ApS e-mail-system tilhører Curae ApS og kan derfor blive læst, hvis der er en driftsmæssig årsag.

8. E-mails markeret med ”privat” og ”personlig” vil som udgangspunkt ikke blive læst, medmindre der er en begrundet mistanke om, at medarbejderen sender fortrolige oplysninger til konkurrenter.

9. Det er medarbejderens ansvar at slette privat e-mails fra e-mail-kontoen i forbindelse med fratrædelse.

10. E-mails sendt til en fratrådt medarbejder vil blive videresend til nærmeste leder/ejer/administrationsmedarbejder/nøgleperson i en aftalt periode efter fratrædelsen.

11. Curae ApS kan beslutte, hvornår en medarbejders e-mail-konto skal kontrolleres hvis nødvendigt samt skal lukkes.

Opdateret primo Juni. 2019